efact Facturación Electrónica


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1 Manual de usuario efact Facturación Electrónica Modulo Facturación DEVELOPMENT & CONSULTING STRATEGIES S DE RL.

2 1 INDICE 1. ACCESO AL SISTEMA INGRESE SUS DATOS. 2. PANTALLA PRINCIPAL EFACT 3. AGREGAR UN NUEVO CLIENTE 3.1. REGISTRAR DATOS FISCALES. 4. REGISTRAR PRODUCTOS, SERVICIOS O CONCEPTOS A FACTURAR REGISTRAR CONCEPTOS. 5. GENERAR FACTURA ELECTRÓNICA PANTALLA GENERAL PARA GENERAR SUS CFDI TIPO DE DOCUMENTO METODO DE PAGO CONDICIONES DE PAGO SELECCIONE SU CLIENTE AGREGAR OBSERVACIONES, DESCUENTO Y NUMERO DE CUENTA SELECCIONE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS A FACTURAR AGREGAR CANTIDAD, PRECIO E IMPUESTOS FINALICE SU FACTURA ELECTRONICA GUARDAR, TIMBRAR, GENERAR PDF Y ENVIAR CANCELAR FACTURA ELECTRÓNICA BUSCADOR DE DOCUMENTOS SELECCIONE LA FACTURA ELECTRONICA. 7. SALIR DEL SISTEMA. 8. DIRECTORIO DE ARCHIVOS XML Y PDF.

3 2 ACCESO AL SISTEMA. Para ingresar a su sistema efact Facturación Electrónica, tiene que presionar doble clic sobre el icono de acceso directo a la aplicación. INGRESE SUS DATOS. Para poder tener acceso a su sistema usted tiene que ingresar el nombre de usuario y contraseña registrada con anterioridad. Al iniciar su sistema por primera vez el Nombre de usuario= A y Contraseña= A, para poder tener acceso presionamos el botón Aceptar PANTALLA PRINCIPAL EFACT

4 3 AGREGAR UN NUEVO CLIENTE Para poder agregar un nuevo cliente, usted tiene que ingresar al menú operaciones seleccionar la opción clientes y posteriormente tendrá que dar un clic en la imagen catálogo de clientes. REGISTRAR DATOS FISCALES DE LOS CLIENTES. En la presente pantalla usted tiene que ingresar los datos fiscales de los clientes, los datos requeridos de manera obligatoria por el SAT son los siguientes: Nombre o Razón Social, RFC, Calle, Núm. Exterior, Colonia, Municipio, Estado, País, Código Postal, una vez llenados los campos anteriores para agregar el cliente pulse el boton Guardar.

5 4 REGISTRAR PRODUCTOS, SERVICIOS O CONCEPTOS A FACTURAR. Para registrar los conceptos a incluir en su factura electrónica, tiene que ingresar al menú OPERACIONES, seguido del submenú PRODUCTOS/SERVICIOS posteriormente dará clic sobre la opción CATALOGO DE PRODUCTOS. REGISTRAR CONCEPTOS. En el formulario usted tiene que llenar el campo, DESCRIPCIÓN, seleccionar la UNIDAD DE MEDIDA y FAMILIA. Para finalizar pulsamos el botón Guardar.

6 5 GENERAR FACTURA ELECTRÓNICA. Para generar su FACTURA ELECTRONICA tiene usted que pulsar el menú OPERACIONES, la opción CFDI, en donde se puede generar todo tipo de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, como por ejemplo; Factura, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, Nota de Crédito, Nota de Cargo y Carta Porte.

7 6 PANTALLA GENERAL PARA GENERAR SUS CFDI. TIPO DE DOCUMENTO. Para poder elegir el documento que desea generar tiene que pulsar la lista de los documentos fiscales registrados, pulse el que requiera. para abrir

8 7 FORMA DE PAGO. METODO DE PAGO. CODICIONES DE PAGO.

9 8 SELECCIONE SU CLIENTE. Para poder elegir al cliente que al cual le generara su factura electrónica puede ingresar en el campo RFC CLIENTE, ingrese las primeras letras del RFC o NOMBRE O RAZON SOCIAL del lado derecho se mostrara la lista de los receptores dados de alta en nuestra base de datos, de clic sobre el cliente requerido. AGREGAR OBSERVACIONES, DESCUENTO Y NUMERO DE CUENTA. Usted tiene la opción de agregar Observaciones, Porcentaje de Descuento y Cuenta de Pago a su comprobante fiscal digital, en dado caso de no requerirlo puede dejarlos en blanco.

10 9 SELECCIONE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS A FACTURAR. Ingrese en el campo PRODUCTO, el identificador de producto/servicio a factura o parte de la descripción, para que el potente buscador de efact realice la búsqueda en cuestión de segundos lo muestre del lado derecho, para que usted lo pueda seleccionar tiene que dar clic o enter sobre el producto a facturar. AGREGAR CANTIDAD, PRECIO E IMPUESTOS. Después de usted seleccionar el concepto a facturar tiene que verificar los siguientes campos; Cantidad, Precio, % Descuento, IVA, Retención de IVA, ISR, para agregar su producto o servicio pulse el botón, usted puede agregar n número de conceptos de los cuales estará conformada su factura electrónica.

11 10 FINALICE SU FACTURA ELECTRONICA. Para poder finalizar su comprobante fiscal digital o Factura Electrónica, siga estos sencillos pasos: PASO 1 GUARDAR. Pulse el botón GUARDAR MENSAJE RUTA DE CREACION DEL ARCHIVO XML. Después de usted pulsar el botón Guardar se mostrara el mensaje Archivo XML creado en: pulse el botón Aceptar. El mensaje nos indica la ruta donde queda guardado nuestro archivo XML el cual posteriormente tendremos que enviar al SAT para su certificación. MENSAJE FOLIO ASIGANADO A SU FACTURA ELECTRONICA. El mensaje mostrado en pantalla nos indica el folio asignado a nuestra factura electrónica.

12 11 PASO 2 TIMBRAR. Pulse el botón TIMBRAR Pulse el botón TIMBRAR, para certificar su Factura Electrónica ante el servicio de administración tributaria SAT. MENSAJE DE TIMBRADO EXITOSO. De haber recibido su factura electrónica por el SAT le mostrara el mensaje TIMBRADO EXITOSO y le proporcionara el folio fiscal asignado, de lo contrario consulte el archivo de lista de errores. Una vez realizado el timbrado su factura electrónica será mostrada en el portal del SAT como máximo en 72 horas.

13 12 PASO 3 GENERAR ARCHIVO PDF. Pulse el botón GENERAR PDF Al momento de pulsar el botón GENERAR PDF, se mostrara la versión impresa de la factura electrónica GUARDADA y TIMBRADA anteriormente.

14 13 Si usted requiere entregar la factura electrónica impresa pulse el botón imprimir informe el cual se encuentra ubicado en la parte superior izquierda, si desea enviar la factura electrónica por correo electrónico, pulse el botón cerrar ubicado en la parte superior derecha. MENSAJE RUTA DE CREACION DEL ARCHIVO PDF. Pulse el botón aceptar, el cual le indica donde fue creado la versión impresa de sus factura electrónica. PASÓ 4 FACTURA ELECTÓNICA POR . Para poder enviar su FACTURA ELECTRÓNICA POR , pulse el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda.

15 14 Se mostrara pantalla, donde usted pude agregar el correo electrónico a donde quiera que se envié su FACTURA, para enviar a más de un , separe el correo con una, por ejemplo, para finalizar su envió pulse el botón enviar. Si su correo fue enviado de manera exitosa efact le presentara en pantalla el siguiente mensaje: CANCELAR FACTURA ELECTRÓNICA. Para poder realizar la cancelación de una Factura Electrónica, tiene que ingresar al menú OPERACIONES y dar clic en la opción CFDI, donde se mostrara la siguiente pantalla: En la pantalla pulse el botón buscar ubicado en la parte inferior.

16 15 BUSCADOR DE DOCUMENTOS. El sistema le mostrar la pantalla BUSCADOR DE DOCUMENTOS, donde usted puede realizar la búsqueda de su factura electrónica por cualquiera de los criterios mostrados, (Tipo de Documento, Estatus, Fecha, Serie, Folio, UUID o Folio Fiscal o Cliente). Una vez elegido el criterio de búsqueda tiene que pulsar el botón BUSCAR, inmediatamente el motor de búsqueda de efact le arrojara los resultados encontrados, si requiere mostrar todos los registros que se encuentren almacenados en la base de datos, no tiene que elegir ningún criterio basta con pulsar Buscar para mostrar todos los registros.

17 16 SELECCIONE LA FACTURA ELECTRONICA A CANCELAR Para seleccionar la factura electrónica a cancelar solo de clic sobre el registro, la línea tomara un color azul resaltado posterior tiene que pulsar el botón Cerrar de la pantalla BUSCADOR DE DOCUMENTOS. Al realizar esta operación se mostrara la siguiente pantalla con el registro seleccionado:

18 17 Pulse el botón CANCELAR. Al pulsar el botón CANCELAR, nos mostrara el siguiente mensaje de confirmación al usted confirmar la cancelación el sistema efact se conectara inmediatamente al sistema del SAT para realizar la cancelación de su comprobante. Para verificar que su factura electrónica haya sido cancelada, la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda estatus se mostrara en rojo. Verifique la cancelación de su comprobante directamente en el portal SALIR DEL SISTEMA. Para cerrar su sistema solo tiene que pulsar el botón salir del sistema.

19 18 DIRECTORIO DE ARCHIVOS XML Y PDF. Una de las grandes ventajas que presenta el sistema efact es la creación de carpetas de manera automática para su mejor administración, las cuales se ubican en la siguiente ruta: C:\eFact_CFDi\ArchivosXML\ Para su fácil localización, seleccione la carpeta del año deseado abra la carpeta con doble clic, se mostrara las carpetas por meses del 1 al 12, dentro de cada mes encontrara los archivos XML y PDF de la siguiente manera:

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